Maksumuistutus on yksinkertainen mutta merkityksellinen askel saatavien hallinnassa. Monelle yritykselle se on ensimmäinen ja usein riittävä toimenpide erääntyneen laskun käsittelyssä – mutta käytännössä juuri tässä vaiheessa tehdään eniten virheitä, jotka myöhemmin vaikeuttavat koko perintäprosessia.
Tässä artikkelissa käydään läpi, miten maksumuistutus lähetetään oikein, mitä siinä on oltava, milloin se kannattaa lähettää ja mitä seuraa jos velallinen ei reagoi.
Mikä maksumuistutus on ja miksi se kannattaa lähettää ennen perintää
Maksumuistutus on velkojan ensimmäinen kirjallinen kontakti velalliseen erääntyneen saatavan johdosta. Se ei ole sama asia kuin perintäkirje – muistutus edeltää varsinaista perintää ja on luonteeltaan ensisijaisesti asiallinen huomautus unohtuneesta tai viivästyneestä maksusta.
Käytännössä suuri osa maksamattomista laskuista johtuu inhimillisestä unohtamisesta tai kirjanpidollisesta viiveestä, ei niinkään maksukyvyttömyydestä tai tahallisuudesta. Hyvin muotoiltu muistutus korjaa tilanteen nopeasti ilman ylimääräistä kitkaa asiakassuhteessa.
Laki saatavien perinnästä edellyttää kuluttajaperintää harjoittavalta taholta pääsääntöisesti vähintään yhden maksumuistutuksen ennen varsinaista perintätoimintaa. Yritysten välisessä perinnässä velvoite ei ole yhtä ehdoton, mutta käytäntö on silti suositeltava.
Maksumuistutuksen sisältö – mitä kirjeessä on oltava
Kirjeen ei tarvitse olla monimutkainen, mutta sen on oltava selkeä ja sisällöltään täsmällinen. Hyvä maksumuistutus sisältää seuraavat tiedot:
Velkojan nimi ja yhteystiedot – keneltä viesti tulee ja mihin vastataan.
Laskun numero, päivämäärä ja eräpäivä – yksilöi saatavan tarkasti.
Avoin summa – erittele pääoma selkeästi. Jos viivästyskorkoa on kertynyt, se voidaan mainita erikseen.
Uusi maksuaikataulu tai eräpäivä – anna velalliselle selkeä toimintaohje. Tyypillisesti 7–14 päivää on kohtuullinen lisäaika.
Maksutiedot – tilinumero, viitenumero ja muut tarvittavat tiedot.
Tieto jatkotoimista – kerro lyhyesti, mitä tapahtuu jos maksu ei tule. Tämä ei tarkoita uhkailua, vaan asiallista informointia perintäprosessin seuraavista vaiheista.
Kuluttajaperintää koskeva sääntely rajoittaa myös perintäkulujen perimistä muistutuksesta: ensimmäisestä kirjallisesta muistutuksesta saa periä kuluttajalta enintään 5 euron kulun, ja kuluja voi periä vasta 14 päivää alkuperäisen eräpäivän jälkeen.
Milloin maksumuistutus lähetetään – ajoitus ratkaisee
Liian aikainen muistutus – esimerkiksi jo eräpäivänä tai sitä seuraavana päivänä – voi tuntua velallisesta epäkohteliaalta ja aiheuttaa tarpeetonta kitkaa. Liian myöhäinen taas antaa väärän signaalin siitä, kuinka vakavasti yritys seuraa myyntisaataviaan.
Käytännössä toimiva rytmi on seuraava:
1. Lasku lähetetään sovitun mukaisesti.
2. Eräpäivä menee ohi – anna 5–7 arkipäivää ns. pankkipäivävaraa.
3. Lähetä maksumuistutus noin viikon kuluttua eräpäivästä.
4. Anna uusi määräaika (7–14 päivää muistutuksesta).
5. Jos maksu ei tule, siirry perintäprosessin seuraavaan vaiheeseen.
Yritysmyynnissä eräpäivät voivat olla pidempiä ja käytännöt vaihtelevat toimialoittain, mutta perusperiaate on sama: selkeä, ajoissa lähetetty muistutus on sekä velkojan että velallisen etu.
Maksumuistutuksen lähetystapa – sähköposti vai kirje?
Sähköposti on nykyisin yleisin tapa lähettää maksumuistutus, erityisesti yritysten välisessä kaupassa. Se on nopea, jättää jäljen ja on helppo todentaa. Kuluttajaperintää koskevissa tilanteissa kirjallinen viesti – sähköpostitse tai postitse – on suositeltavaa jo jäljitettävyyden vuoksi.
Kirjattu kirje on perusteltua harkita tilanteissa, joissa saatava on merkittävä tai velallinen ei reagoi muihin yhteydenottoihin. Kirjattu kirje on myös todistusvoimaisempi mahdollisessa myöhemmässä oikeudellisessa prosessissa.
Tekstiviesti tai puhelinsoitto voi täydentää kirjallista muistutusta, mutta ei korvaa sitä. Pelkästään puhelimessa käyty keskustelu ei välttämättä riitä perintäprosessin seuraavien vaiheiden tueksi, jos myöhemmin syntyy riitaa siitä, onko muistutus ylipäätään tehty.
Yleinen virhe: muistutuksen lähettäminen väärälle henkilölle
Yksi käytännön ongelma etenkin yritysten välisessä laskutuksessa on se, että muistutus menee ostajan yleiseen sähköpostiin tai asiakaspalveluosoitteeseen, ei ostoreskontran tai talousosaston käsittelyyn. Lasku voi olla ostoreskontrassa avoimena ja odottaa hyväksyntää, mutta muistutus jää roikkumaan väärässä postilaatikossa.
Kannattaa tarkistaa jo laskua lähettäessä, mihin osoitteeseen taloushallinnon viestit kuuluu ohjata, ja käyttää samaa kanavaa muistutuksessa.
Yleinen myytti: maksumuistutuksesta saa aina periä korvauksen
Monella yrittäjällä on käsitys, että maksumuistutuksesta voi laskuttaa mitä tahansa. Tämä ei pidä paikkaansa.
Kuluttajasaatavissa laki asettaa tarkat enimmäismäärät: ensimmäisestä muistutuksesta enintään 5 euroa, ja tämä vasta vähintään 14 päivää eräpäivän jälkeen. Muistutuskuluja voidaan periä enintään kaksi kappaletta. Yritysten välisessä perinnässä sopimusvapaus on laajempaa, mutta kohtuuttomat kulut voivat johtaa riitaan ja heikentää velkojan asemaa.
Viivästyskorosta on lisäksi omat sääntelynsä korkolain nojalla. Kuluttajasaatavissa viivästyskorko seuraa korkolain mukaista viitekorkoa lisättynä seitsemällä prosenttiyksiköllä.
Mitä tapahtuu jos maksumuistutukseen ei reagoida
Jos velallinen ei reagoi muistutukseen uuden määräajan kuluessa, on aika siirtää saatava perintään. Tässä vaiheessa on syytä harkita, siirretäänkö asia perintätoimistolle vai edetäänkö itse.
Perintätoimisto lähettää velalliselle maksuvaatimuksen, jossa perintäkulut ja viivästyskorko eritellään. Jos vapaaehtoinen perintä ei tuota tulosta, seuraava vaihe on oikeudellinen perintä – käräjäoikeuden kautta haettu yksipuolinen tuomio ja sitä seuraava ulosotto. Koko perintäprosessin kulku muistutuksesta ulosottoon on hyödyllistä tuntea jo ennen kuin saatavia alkaa kertyä.
Maksuhäiriömerkintä voi seurata siinä vaiheessa, kun saatava on tuomittu käräjäoikeudessa ja velallinen on jättänyt sen maksamatta tai ulosottoperintä on todettu tuloksettomaksi.
Usein kysyttyä maksumuistutuksesta
Kuinka monta maksumuistutusta täytyy lähettää ennen kuin voi siirtyä perintään?
Kuluttajaperintää koskeva lainsäädäntö ei vaadi useampaa kuin yhden kirjallisen muistutuksen ennen perintätoimien aloittamista – kunhan muistutuksen lähettämisestä on kulunut kohtuullinen aika. Yritysten välisessä perinnässä velvoitetta ei laissa ole, mutta yksi selkeä muistutus on suositeltava käytäntö ennen perintäkirjeen lähettämistä.
Voiko maksumuistutuksesta periä kuluja velalliselta?
Kuluttajasaatavissa ensimmäisestä kirjallisesta muistutuksesta voidaan periä enintään 5 euron kulu, ja sitä vasta 14 päivää eräpäivän jälkeen. Toisen muistutuksen kulu on enintään 5 euroa, ja muistutuskuluja saa olla yhteensä enintään kaksi kappaletta. Yritysten välisessä perinnässä sopimusvapaus on laajempi.
Mitä jos velallinen kiistää saatavan muistutuksen saatuaan?
Jos velallinen kiistää saatavan perusteet tai määrän, asiaa ei voida viedä eteenpäin summaarisena riita-asiana vaan se vaatii täysimittaisen käräjäoikeuskäsittelyn. Tällöin on syytä arvioida saatavan perusteiden dokumentaatio huolellisesti ennen oikeudellisiin toimiin ryhtymistä. Yksittäisissä riitaisissa saatavatilanteissa kannattaa pyytää neuvoa asianajajalta tai oikeusaputoimistosta.
Yhteenveto – maksumuistutus oikeaan aikaan oikealla tavalla
Maksumuistutus on edullinen ja tehokas tapa saada erääntynyt lasku maksuun ilman, että asia tarvitsee edetä varsinaiseen perintään. Sen arvo piilee yksinkertaisuudessa: selkeä tieto avoimesta saatavasta, konkreettinen toimintaohje ja asiallinen sävy.
Tärkeintä on ajoitus, oikea vastaanottaja ja kirjallinen muoto. Yrittäjän kannattaa myös pitää muistutukset tallessa – ne voivat olla ratkaisevassa roolissa, jos saatava myöhemmin päätyy oikeudelliseen perintään.
Jos omat resurssit eivät riitä järjestelmälliseen saatavien seurantaan, kannattaa harkita perintätoimiston käyttöä jo varhaisessa vaiheessa. Hyvin toimiva saatavanhallinta alkaa juuri maksumuistutuksesta – ei vasta sitten, kun tilanne on jo kriisiytynyt.
