Perintätoimiston vaihtaminen tulee ajankohtaiseksi silloin, kun nykyinen kumppani ei enää tuota tuloksia, hinnoittelu on muuttunut epäedulliseksi tai asiakaspalvelu on pettänyt toistuvasti. Tässä artikkelissa käydään läpi, miten saatavakanta siirretään toimistosta toiseen turvallisesti, mitä sopimusehtoja kannattaa tarkistaa etukäteen ja millaisia sudenkuoppia vaihdossa piilee sekä velkojan että velallisen näkökulmasta.
Miksi perintätoimistoa vaihdetaan
Yleisin syy vaihtoon on huono perintätulos. Jos avoimista saatavista saadaan perittyä esimerkiksi vain 40 prosenttia kuuden kuukauden kuluessa, kun toimialan keskiarvo kuluttajaperinnässä liikkuu usein 55–65 prosentin tuntumassa, syytä kannattaa selvittää.
Toinen tyypillinen syy on hinnoittelun jäykkyys. Moni yritys on solminut sopimuksen aikana, jolloin provisio onnistuneesta perinnästä oli esimerkiksi 25 prosenttia, vaikka markkinoilla liikkuu nykyään myös 12–18 prosentin tasoisia sopimuksia suurempien saatavamassojen kohdalla. Kolmas syy liittyy raportointiin: osa toimistoista tarjoaa reaaliaikaisen verkkoportaalin saatavien tilan seurantaan, osa lähettää vain kuukausittaisen Excel-koosteen sähköpostilla. Kun toiminta on kasvanut, manuaalinen seuranta muuttuu nopeasti kestämättömäksi.
Milloin vaihto kannattaa ajoittaa
Paras hetki vaihtaa on sopimuskauden luontainen taitekohta. Useimmissa toimeksiantosopimuksissa on 1–3 kuukauden irtisanomisaika, ja jos sopimus on tehty määräaikaisena, esimerkiksi 12 kuukaudeksi, kesken kauden irtautuminen voi laukaista sopimussakon.
Kannattaa myös välttää vaihtoa kesken aktiivisen oikeudellisen perinnän vaiheen. Jos saatava on juuri viety käräjäoikeuteen suppealla haastehakemuksella, kesken prosessin tapahtuva toimistonvaihto voi katkaista asian etenemisen ja pahimmillaan lisätä kuluja, koska uusi toimisto joutuu perehtymään tapaukseen ja mahdollisesti valtuuttamaan uuden asiamiehen. Vuodenvaihde tai tilikauden päättyminen on käytännössä toimiva ajankohta, koska silloin myös kirjanpito ja saatavaseuranta nollautuvat luontevasti.
Saatavakannan siirto käytännössä
Siirto etenee tyypillisesti neljässä vaiheessa:
1. Nykyisen sopimuksen irtisanominen. Irtisanomisilmoitus tehdään kirjallisesti, ja siihen kannattaa kirjata tarkka päivämäärä, jolloin vanhan toimiston valtuutus saatavien perintään päättyy.
2. Saatavaluettelon kokoaminen. Vanhalta toimistolta pyydetään ajantasainen listaus kaikista avoimista saatavista: pääoma, viivästyskorko, kertyneet perintäkulut ja saatavan tila (esimerkiksi maksumuistutusvaihe, perintäkirjevaihe tai jo ulosotossa oleva saatava).
3. Uuden valtakirjan antaminen. Uudelle toimistolle annetaan perimisvaltuutus, ja samalla sovitaan, mikä osa saatavakannasta siirretään heti ja mikä jää mahdollisesti loppuun käsiteltäväksi vanhalla toimistolla.
4. Velallisille tiedottaminen. Hyvän perintätavan mukaisesti velallisille tulee ilmoittaa, että saatavan perintä on siirtynyt uudelle toimijalle, jotta he tietävät kenelle maksu suoritetaan.
Saatavan luovutuksesta ja sen sisällöstä kannattaa sopia kirjallisesti yksityiskohtaisesti, sillä siirtosopimuksen puutteet aiheuttavat käytännössä eniten riitoja jälkikäteen.
Kesken olevat perintätapaukset – mitä niille tapahtuu
Vaihdon yhteydessä hankalin tilanne syntyy saatavista, jotka ovat jo edenneet oikeudelliseen vaiheeseen tai ulosottoon. Ulosotossa oleva saatava ei automaattisesti siirry uuden toimiston hallintaan – ulosottoviranomaiselle on ilmoitettava asiamiehen vaihtumisesta erikseen, ja käytännössä moni yritys jättää nämä tapaukset tarkoituksella loppuun vanhan toimiston hoidettavaksi, jotta prosessi ei katkea kesken.
Vapaaehtoisessa perinnässä olevat, vasta maksumuistutus- tai perintäkirjevaiheessa olevat saatavat siirtyvät sen sijaan joustavasti. Näissä kannattaa varmistaa, että uusi toimisto jatkaa perintää siitä vaiheesta, johon vanha toimisto jäi, eikä aloita esimerkiksi uutta maksumuistutuskierrosta, joka viivästyttäisi asiaa ja saattaisi hämmentää velallista.
Yleisimmät virheet vaihdon yhteydessä
Kolme virhettä toistuu käytännössä eniten. Ensimmäinen on se, että saatavaluettelo pyydetään vanhalta toimistolta liian myöhään, jolloin kertyneet korot ja kulut eivät täsmää siirtohetkellä ja uusi toimisto joutuu selvittämään erotuksia jälkikäteen.
Toinen yleinen virhe on unohtaa tarkistaa vanhan sopimuksen jälkihoitolauseke. Osassa sopimuksia lukee, että jos velallinen maksaa saatavan esimerkiksi kolmen kuukauden kuluessa sopimuksen päättymisestä, vanhalla toimistolla on silti oikeus provisioon – tämä voi johtaa siihen, että sama saatava tuottaa kuluja kahteen kertaan.
Kolmas virhe on valita uusi toimisto pelkän hinnan perusteella tarkistamatta toimilupaa tai toimintatapaa. Perintätoimiston toimilupa on Etelä-Suomen aluehallintoviraston myöntämä ja valvoma, ja sen voimassaolo kannattaa tarkistaa aina ennen sopimuksen allekirjoittamista.
Yleinen väärinkäsitys: vaihto ei nollaa saatavan vanhentumista
Moni yrittäjä luulee, että perintätoimiston vaihto tavallaan ”resetoi” saatavan tilanteen. Näin ei ole. Saatavan yleinen ja erityinen vanhentumisaika juoksee saatavan syntyhetkestä eikä siitä, kuka sitä kulloinkin perii. Perintätoimiston vaihto ei myöskään itsessään katkaise vanhentumista – vanhentuminen katkeaa vain laissa määritellyillä toimilla, kuten velallisen suorituksella, maksusuunnitelmasta sopimisella tai kanteen nostamisella. Tämä kannattaa pitää mielessä erityisesti silloin, kun vaihto venyy odotettua pidempään.
Velallisen näkökulma vaihtotilanteessa
Velalliselle perintätoimiston vaihto ei muuta saatavan sisältöä eikä lisää maksuvelvollisuutta – kyse on ainoastaan siitä, kuka saatavaa hoitaa. Velallisen kannattaa kuitenkin varmistaa, että maksut kohdistetaan oikealle vastaanottajalle vaihdon jälkeen, sillä vanhalle tilille maksettu summa voi aiheuttaa turhaa viivettä ja lisäselvittelyä.
Jos velallinen on jo sopinut maksusuunnitelmasta vanhan toimiston kanssa, kannattaa pyytää uudelta toimistolta kirjallinen vahvistus siitä, että sovittu suunnitelma pysyy voimassa sellaisenaan. Jos velka tuntuu hallitsemattomalta riippumatta siitä, kuka sitä perii, kunnan talous- ja velkaneuvonta tai oikeusaputoimisto auttavat maksuttomasti tilanteen selvittämisessä.
UKK
Voiko perintätoimistoa vaihtaa kesken sopimuskauden?
Yleensä kyllä, mutta se voi laukaista sopimuksessa määritellyn irtisanomisajan tai sopimussakon. Sopimusehdot kannattaa aina tarkistaa ennen irtisanomista, ja epäselvissä tilanteissa apua kannattaa kysyä lakimieheltä.
Kuka vastaa jo kertyneistä perintäkuluista vaihdon jälkeen?
Vanhan toimiston aikana kertyneet, lain mukaiset kohtuulliset perintäkulut jäävät osaksi saatavaa ja siirtyvät sen mukana uudelle toimistolle. Kaksinkertaista veloitusta samasta perintätoimesta ei saa syntyä.
Voiko uusi perintätoimisto jatkaa jo aloitettua oikeudellista perintää?
Kyllä, mutta käytännössä se vaatii uuden valtuutuksen ja usein myös ilmoituksen käräjäoikeudelle tai ulosottoviranomaiselle. Monet yritykset antavat kesken olevan oikeudellisen prosessin edetä loppuun vanhalla toimistolla sujuvuuden vuoksi.
Yhteenveto
Perintätoimiston vaihto on hallittavissa oleva prosessi, kunhan saatavakannan siirto, irtisanomisajat ja kesken olevat tapaukset käydään läpi järjestelmällisesti ennen kuin uusi sopimus allekirjoitetaan. Kirjallinen, yksityiskohtainen siirtosopimus ja ajantasainen saatavaluettelo ehkäisevät suurimman osan jälkikäteen syntyvistä riidoista. Kun uutta kumppania valitaan, toimiston valintaperusteisiin ja hinnoittelumalliin kannattaa perehtyä huolella, ja itse siirto kannattaa aina sopia kirjallisesti esimerkiksi saatavan luovutussopimuksen muodossa.