Luottorajat asiakkaille ovat yksi yrityksen tehokkaimmista keinoista estää myyntisaatavien kasvaminen hallitsemattomiksi ennen kuin perintää edes tarvitaan. Tämä artikkeli on kirjoitettu yrittäjille, talouspäälliköille ja reskontranhoitajille, jotka myyvät laskulla ja haluavat tietää, miten luottoraja asetetaan järkevästi ja miten sitä seurataan arjessa. Hyvin asetettu luottoraja vähentää luottotappioita, nopeuttaa reagointia maksuhäiriöihin ja helpottaa myyjän työtä, koska päätökset eivät synny joka kerta tyhjästä.
Mitä luottoraja tarkoittaa käytännössä
Luottoraja on euromääräinen yläraja sille, kuinka paljon avoimia, maksamattomia laskuja yksittäisellä asiakkaalla saa kerrallaan olla. Kun raja täyttyy, uusia toimituksia ei tehdä laskulla ennen kuin vanhoja on maksettu tai raja on erikseen tarkistettu.
Raja koskee koko asiakassuhdetta, ei yksittäistä tilausta. Jos asiakkaalla on 8 000 euron raja ja reskontrassa on jo 6 500 euroa avoimena, seuraava 2 000 euron tilaus ylittää rajan, vaikka kaikki aiemmat laskut olisivat vielä erääntymättä.
Luottoraja kulkee käsi kädessä maksuehdon kanssa. 14 päivän maksuehto ja 5 000 euron raja on eri riski kuin 60 päivän ehto ja sama raja, koska jälkimmäisessä saatava ehtii kertyä pidempään. Maksuehtojen vaikutuksesta kassavirtaan kerrotaan tarkemmin artikkelissa laskutuksen maksuehdoista ja niiden vaikutuksesta maksuaikoihin.
Luottorajan asettaminen uudelle asiakkaalle
Kokenut luotonvalvoja aloittaa aina samasta kohdasta: kuka asiakas on ja onko sillä varaa maksaa. Yritysasiakkaan perustiedot saa maksutta YTJ:stä, ja luottotiedot ja luokituksen tarjoavat esimerkiksi Asiakastieto, Dun & Bradstreet ja Creditsafe. Yksittäinen raportti maksaa tyypillisesti muutamasta eurosta muutamaan kymmeneen euroon sopimuksesta riippuen.
Käytännön järjestys etenee yleensä näin:
1. Tunnistus: Y-tunnus, rekisteröintitiedot, ALV-rekisteri ja vastuuhenkilöt.
2. Luottotiedot: maksuhäiriömerkinnät, luottoluokitus ja maksutapa-analyysi.
3. Talousluvut: liikevaihto, käyttökate ja oma pääoma viimeisimmästä tilinpäätöksestä.
4. Arvioitu ostovolyymi: paljonko asiakas todennäköisesti ostaa kuukaudessa.
5. Päätös ja kirjaus: raja, maksuehto ja tarkistuspäivä kirjataan toiminnanohjausjärjestelmään.
Yksi käytännössä toimiva nyrkkisääntö on mitoittaa raja niin, että se kattaa asiakkaan arvioidut ostot maksuehdon ajalta ja vähän päälle. Jos rakennusalan aliurakoitsija ostaa noin 4 000 eurolla kuukaudessa ja maksuehto on 30 päivää, 5 000-6 000 euron raja riittää normaaliin toimintaan. Huomattavasti suurempi raja ei palvele asiakasta, mutta kasvattaa myyjän riskiä.
Uudelle yritykselle, jolla ei ole vielä tilinpäätöstä, ammattilainen asettaa matalan aloitusrajan ja nostaa sitä esimerkiksi 3-6 kuukauden moitteettoman maksuhistorian jälkeen. Vaihtoehtona on ennakkomaksu, pankkitakaus tai omistajan henkilökohtainen takaus.
Kuluttaja-asiakkaat ovat oma lukunsa
Kuluttajille myytäessä luottorajan logiikka on sama, mutta tietojen käsittelyä säätelee tiukemmin luottotietolaki ja tietosuoja-asetus. Henkilön luottotiedot saa tarkistaa, kun on kyse luoton myöntämisestä tai laskulla myymisestä, ja asiakkaalle on kerrottava, mistä tiedot on haettu, jos hakemus hylätään.
Esimerkiksi vuokranantajalla, kuntosalilla tai verkkokaupalla luottoraja toteutuu usein käytännössä niin, ettei uutta laskua tai sopimusta tehdä, jos edellinen on perinnässä. Kuluttajaperinnässä perintäkulujen enimmäismäärät ovat laissa tarkasti rajattuja, joten jälkikäteinen perintä on yritykselle kalliimpaa kuin ennakoiva rajoittaminen.
Luottorajan seuranta ja tarkistaminen
Luottoraja ei ole kertaluonteinen päätös. Asiakkaan maksukyky muuttuu, ja raja, joka oli järkevä kaksi vuotta sitten, voi tänään olla selvästi liian suuri.
Ammattilainen tilaa luottotietopalvelusta seurannan, joka hälyttää uusista maksuhäiriömerkinnöistä, luokituksen laskusta, hallitusmuutoksista ja konkurssi- tai yrityssaneeraushakemuksista. Tällainen seurantapalvelu on yleensä edullisempi kuin yksikin realisoitunut luottotappio.
Toinen seurattava asia on oma reskontra. Maksukäyttäytymisen muutos näkyy usein omissa tiedoissa ennen kuin se näkyy luottotiedoissa: asiakas, joka on maksanut kolme vuotta eräpäivänä ja alkaa maksaa 10-20 päivää myöhässä, kertoo jotain. Suurimmat asiakkaat kannattaa käydä läpi vähintään kerran vuodessa, ja riskiasiakkaat neljännesvuosittain. Laajemmin luottoriskin seurannasta kerrotaan artikkelissa yrityksen luottoriskien hallinnasta.
Myytti: pitkäaikainen asiakas ei tarvitse rajaa
Yleinen ajatus on, että vakiintunut asiakas on luotettava eikä sitä tarvitse rajoittaa. Juuri pitkäaikaiset asiakkaat aiheuttavat kuitenkin usein suurimmat luottotappiot, koska niiden saatavat ovat ehtineet kasvaa isoiksi ilman, että kukaan on kiinnittänyt huomiota.
Tyypillinen tilanne on tukkuliike, jonka kymmenen vuoden asiakas ostaa normaalisti 15 000 eurolla kuukaudessa. Vaikeuksiin joutuessaan asiakas jatkaa tilaamista, mutta maksaa yhä hitaammin, ja reskontrassa on yhtäkkiä 60 000 euroa, kun yrityssaneeraushakemus tulee vireille. Saneerauksessa tai konkurssissa tavallinen myyntisaatava on vakuudeton, ja jako-osuus jää usein pieneksi.
Yleisimmät virheet luottorajojen kanssa
Ensimmäinen virhe on, että raja on olemassa vain paperilla. Jos järjestelmä ei estä tilausta tai myyjä ohittaa varoituksen rutiinilla, rajalla ei ole merkitystä. Ylitykset kannattaa sallia vain nimetyn henkilön hyväksynnällä.
Toinen virhe on asettaa raja asiakkaan toiveen mukaan. Asiakas pyytää usein suurta rajaa varmuuden vuoksi, mutta raja pitää perustaa myyjän arvioon maksukyvystä, ei ostajan toiveisiin.
Kolmas virhe on unohtaa yhteys perintään. Jos asiakkaan lasku on mennyt maksumuistutukseen ja perintään, mutta toimituksia jatketaan normaalisti, velkoja kasvattaa omaa riskiään samalla kun perintätoimisto yrittää saada vanhaa saatavaa maksuun. Avoin saatava perinnässä on hyvä syy jäädyttää raja, kunnes tilanne on selvä. Kokonaisuutta käsitellään artikkelissa yrityksen saatavien hallinnasta ennaltaehkäisystä perintään.
Milloin perussääntö ei päde
Kaikkia asiakkaita ei kannata käsitellä saman kaavan mukaan. Julkisen sektorin asiakkaat, kuten kunnat ja hyvinvointialueet, maksavat joskus hitaasti, mutta luottotappioriski on käytännössä pieni, joten tiukka raja haittaisi lähinnä omaa myyntiä.
Toinen poikkeus on kertaluonteinen suuri projekti. Jos asiakas tilaa 80 000 euron koneen, normaali luottoraja ei sovellu, vaan riski hoidetaan ennakkomaksulla, maksuerillä, omistuksenpidätysehdolla tai pankkitakauksella. Kansainvälisissä kaupoissa vaihtoehtona ovat myös luottovakuutus ja remburssi.
UKK
Saako asiakkaalle kertoa, miksi luottorajaa laskettiin?
Saa, ja yleensä se kannattaa. Yritysasiakkaalle voi kertoa perusteet asiallisesti, esimerkiksi maksuviiveet tai luokituksen muutos. Kuluttajalle on kerrottava, jos päätös perustuu luottotietoihin, ja mistä tiedot on saatu.
Mitä tehdään, jos asiakas ylittää luottorajan?
Uudet toimitukset siirretään odottamaan maksua tai ennakkomaksun varaan, ja asiakkaan kanssa sovitaan avoimien laskujen maksamisesta. Myöhässä olevista yrityssaatavista voidaan periä korkolain mukaista viivästyskorkoa, joka on viitekorko lisättynä kahdeksalla prosenttiyksiköllä, sekä 40 euron vakiokorvaus perintäkuluista.
Kuinka usein luottorajat pitäisi tarkistaa?
Suurimmat asiakkaat vähintään kerran vuodessa, riskiasiakkaat 3-4 kertaa vuodessa ja kaikki asiakkaat heti, kun luottotietoseuranta antaa hälytyksen.
Luottoraja on halvin perintätoimenpide
Jokainen euro, jota ei koskaan päästetä luotoksi heikosti maksavalle asiakkaalle, on euro, jota ei tarvitse periä. Aseta raja tietoon perustuen, kirjaa se järjestelmään, rajoita ylitysten hyväksyntä yhdelle henkilölle ja seuraa sekä luottotietoja että omaa reskontraa.
Kun asiakkaan maksuvaikeudet ovat jo pitkällä tai saatavasta on syntynyt riita, kannattaa kääntyä asianajajan tai perintään erikoistuneen toimiston puoleen. Maksuvaikeuksissa olevalle yrittäjälle tai kuluttajalle maksutonta apua antaa talous- ja velkaneuvonta.